POLÍTICA DE PRIVACIDADE

1. Objetivo e escopo

Esta Política descreve como a Code My Party trata dados pessoais por meio:

• do site institucional;
• da plataforma de gestão de eventos;
• das páginas de convite, inscrição e cadastro;
• dos painéis utilizados pelos organizadores;
• do aplicativo operacional utilizado por recepcionistas e operadores de check-in;
• das funcionalidades de credenciamento, controle de acesso e reconhecimento facial;
• das funcionalidades do CodeID;
• das contas administrativas de organizadores, colaboradores e operadores;
• das comunicações e registros técnicos relacionados a essas atividades.

O aplicativo operacional não cria uma conta persistente para o convidado. Seu acesso é restrito a operadores autorizados e aos dados necessários para o credenciamento e controle de entrada.

Esta Política não abrange tratamentos realizados diretamente pelo organizador fora dos sistemas da Code My Party nem serviços independentes de terceiros.

A simples utilização da plataforma ou leitura desta Política não representa consentimento para todos os tratamentos. Quando o consentimento for necessário, ele será solicitado separadamente.

2. Identificação da Code My Party

CODE MY PARTY INTERMEDIAÇÕES LTDA.
CNPJ: 53.618.810/0001-72
Rua Dr. Renato Paes de Barros, nº 33
Itaim Bibi — São Paulo/SP
CEP 04530-904

Encarregado pelo tratamento de dados pessoais: Breno Rocha Uchôa
Canal de privacidade: privacidade@codemyparty.com.br

3. Responsabilidades da Code My Party e do organizador

A responsabilidade pelo tratamento depende de quem determina sua finalidade.

A Code My Party atua como controladora quando define as finalidades e os meios relacionados:

• ao site institucional;
• às contas administrativas;
• ao CodeID;
• à contratação, faturamento e pagamentos de seus serviços;
• ao suporte;
• à segurança da plataforma;
• aos registros técnicos;
• à prevenção de fraude;
• ao cumprimento de obrigações legais;
• à elaboração de análises anônimas ou agregadas.

A Code My Party atua como operadora quando trata dados em nome do organizador para:

• administrar listas de participantes;
• coletar os campos definidos para o evento;
• confirmar inscrições;
• aprovar convidados;
• emitir credenciais;
• controlar entrada e saída;
• enviar comunicações operacionais determinadas pelo organizador;
• realizar reconhecimento facial habilitado para o evento.

O organizador atua como controlador quando decide:

• quais pessoas participarão;
• quais informações serão solicitadas;
• quais comunicações serão enviadas;
• se o evento utilizará reconhecimento facial;
• quem poderá acessar os dados;
• quais integrações serão utilizadas.

O organizador deverá possuir fundamento legal para coletar, importar e utilizar os dados e deverá observar os princípios de necessidade, adequação, segurança e transparência.

Solicitações relativas a decisões do organizador poderão ser encaminhadas a ele, com o auxílio da Code My Party.

4. Origem dos dados

A Code My Party poderá receber dados:

• diretamente do participante;
• dos pais ou responsáveis legais;
• do organizador, por meio de listas, importações ou cadastros;
• de plataformas de ingresso ou inscrição integradas;
• da equipe de recepção e controle de acesso;
• de fornecedores de pagamento ou comunicação;
• automaticamente, por meio de registros de dispositivo, sessão e segurança.

Quando o organizador fornecer dados, será responsável por assegurar que possui fundamento legal para a coleta e o compartilhamento.

Na primeira interação possível, a plataforma disponibilizará esta Política e as informações específicas do evento.

5. Dados que poderão ser tratados

Conforme as características do evento, poderão ser tratados:

• nome, CPF, passaporte, nacionalidade, data de nascimento e outros dados de identificação;
• telefone, e-mail e endereço;
• empresa, cargo, categoria, convite, acompanhantes e sessões escolhidas;
• credenciais, códigos de autenticação e identificadores do cadastro;
• selfie, imagem facial, identificador biométrico e miniaturas necessárias ao controle de acesso;
• registros de entrada, saída, tentativa de acesso, dispositivo e operador responsável;
• informações de pais ou responsáveis legais;
• informações sobre inscrição, compra e pagamento;
• mensagens, solicitações de suporte e comunicações do evento;
• dados administrativos de organizadores e operadores;
• endereço IP, cookies, informações do navegador e registros de segurança;
• campos adicionais definidos pelo organizador e apresentados antes do cadastro.

Nem todos esses dados serão coletados em todos os eventos.

Dados completos de cartão são tratados pelos respectivos processadores de pagamento e não são armazenados integralmente pela Code My Party.

6. Finalidades e bases legais

Os dados poderão ser tratados para:

• viabilizar o convite, cadastro e participação;
• confirmar a identidade do participante;
• administrar acompanhantes, sessões e credenciais;
• realizar o credenciamento e controle de entrada;
• processar cobranças e confirmar pagamentos;
• enviar comunicações determinadas pelo organizador;
• prestar suporte;
• proteger participantes, organizadores e a plataforma;
• prevenir fraude, compartilhamento indevido de credenciais e acessos não autorizados;
• cumprir obrigações legais ou regulatórias;
• exercer direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais;
• produzir estatísticas e análises anônimas ou agregadas.

Conforme a finalidade, poderão ser utilizadas as bases legais de execução de contrato ou procedimentos preliminares, cumprimento de obrigação legal, exercício regular de direitos, legítimo interesse, proteção do crédito, prevenção à fraude e consentimento.

Dados sensíveis somente serão tratados nas hipóteses permitidas pelo artigo 11 da LGPD.

Quando atuar como operadora, a Code My Party tratará os dados conforme as instruções e a base legal definida pelo organizador.

O consentimento não será presumido pela simples utilização da plataforma ou pela concordância com esta Política.

A Code My Party não vende listas de convidados e não utiliza dados de participantes para divulgar, por iniciativa própria, outros eventos, produtos ou serviços.

7. Vendas de ingressos e pagamentos

Quando o evento envolver venda de ingressos, cobrança de inscrição ou outra transação comercial, também serão aplicáveis a Política de Venda da Code My Party e as condições específicas apresentadas durante a compra.

8. Tratamento de dados biométricos

Determinados eventos particulares realizados em ambientes fechados poderão exigir reconhecimento facial como medida de controle de acesso e segurança.

Quando essa funcionalidade estiver habilitada pelo organizador, o fornecimento da selfie será condição necessária para a realização do cadastro. Essa condição será informada antes do início do preenchimento.

A selfie será utilizada para gerar um identificador biométrico facial destinado exclusivamente a:

• confirmar que a pessoa presente na entrada corresponde à pessoa cadastrada;
• impedir o compartilhamento ou a transferência indevida de credenciais;
• prevenir fraudes de identidade e acessos não autorizados;
• proteger os participantes e o ambiente do evento.

Esse tratamento será fundamentado no artigo 11, inciso II, alínea “g”, da LGPD, desde que o organizador tenha avaliado e documentado sua necessidade e proporcionalidade.

A Code My Party tratará os dados biométricos em nome do organizador e aplicará controles adicionais de segurança.

Os dados biométricos não serão utilizados para publicidade, elaboração de perfis comportamentais, vigilância fora do evento ou finalidades incompatíveis.

Um resultado negativo ou inconclusivo do sistema não produzirá, isoladamente, uma decisão definitiva de impedimento. O participante poderá solicitar verificação humana.

9. CodeID e reutilização autorizada

O convidado poderá optar por criar um CodeID, perfil persistente destinado a agilizar seu cadastro em futuras edições ou eventos.

A criação será opcional e dependerá de autorização específica, informada e separada do cadastro atual. A recusa não impedirá a participação no evento para o qual o convidado estiver se cadastrando.

Antes da criação, serão apresentados individualmente os dados que permanecerão armazenados. A conservação da selfie e de eventual identificador biométrico dependerá de consentimento específico e destacado.

Os dados do CodeID serão mantidos por prazo indeterminado enquanto o serviço permanecer ativo e a autorização não for revogada. O titular poderá solicitar sua exclusão a qualquer momento.

A criação do CodeID não autoriza compartilhamento ou reutilização automática. Para cada utilização, o convidado deverá:

1. acessar voluntariamente a página de cadastro do novo evento;
2. manifestar sua intenção de utilizar o CodeID;
3. obter um segredo individual, gerado naquele momento e vinculado ao novo evento;
4. enviar o segredo a partir do telefone anteriormente cadastrado;
5. conferir e aprovar os dados que serão utilizados.

O segredo será de uso único, terá validade limitada e não poderá ser usado em outro evento. Sua ausência, erro ou expiração será interpretada como falta de autorização.

Somente após a validação será criada uma cópia dos dados autorizados na base do novo evento. Essa cópia seguirá os prazos aplicáveis ao evento, enquanto o CodeID permanecerá separado.

O organizador não terá acesso direto ao perfil persistente e receberá somente os dados autorizados para aquele evento.

A Code My Party registrará a criação e cada reutilização, incluindo evento, telefone, data, horário, dados autorizados e versão dos textos apresentados.

O CodeID não será utilizado para publicidade, prospecção ou inscrição automática em eventos.

10. Crianças e adolescentes

O organizador deverá informar se o evento admite menores de 18 anos e quais condições serão aplicadas.

O cadastro de participante menor de 18 anos dependerá da autorização de pelo menos um de seus pais ou de seu responsável legal, confirmada por telefone, e-mail ou outro mecanismo razoável de verificação.

Quando houver reconhecimento facial, o responsável receberá informação específica e destacada sobre a selfie, o identificador biométrico, as finalidades e os prazos de eliminação. Sem essa autorização, o cadastro facial não será concluído.

Quando a autorização ocorrer pela plataforma, serão registrados a identidade e o contato informado pelo responsável, data, horário, meio de confirmação e versão do texto aceito.

Documentos adicionais somente serão solicitados quando necessários para comprovar a representação ou atender às regras do evento.

Se os dados forem fornecidos pelo organizador, caberá a ele comprovar que possui as autorizações e os fundamentos necessários.

Todo tratamento deverá observar o melhor interesse da criança ou do adolescente e ser limitado ao mínimo necessário.

11. Retenção dos dados do evento

As coleções faciais e os identificadores biométricos vinculados ao evento serão eliminados em até 30 dias após seu encerramento.

As selfies e imagens capturadas durante o controle de entrada serão eliminadas em até 60 dias após o evento, exceto a selfie armazenada separadamente no CodeID mediante autorização específica.

Os demais dados identificáveis, listas de convidados e históricos operacionais serão mantidos na plataforma por até 60 dias.

Antes do término desse prazo, a Code My Party gerará uma exportação e a disponibilizará ao organizador por meio seguro.

Após a entrega e o encerramento do prazo, os dados serão eliminados ou anonimizados. Os arquivos temporários de exportação também serão eliminados após sua entrega ou após o término do período de download.

A partir do recebimento da exportação, o organizador será responsável por sua guarda, segurança, utilização, compartilhamento e eliminação.

Registros textuais de acesso, sem imagem nem identificador biométrico, poderão ser conservados pelo período necessário para segurança, auditoria, cumprimento de obrigações e exercício de direitos.

Dados relacionados a incidentes, contestações ou obrigações legais poderão ser conservados por prazo maior, com acesso restrito e apenas enquanto necessários.

12. Dados anônimos e estatísticas

Encerrado o prazo aplicável, a Code My Party poderá eliminar os identificadores ou anonimizar os dados.

Dados efetivamente anônimos ou agregados poderão ser conservados por prazo indeterminado para:

• análise de quantidades;
• produção de estatísticas;
• medição de desempenho;
• planejamento e melhoria dos serviços.

Esses dados não conterão nome, CPF, telefone, e-mail, imagem, identificador biométrico ou outro elemento que permita identificar o participante.

Um dado somente será considerado anônimo quando a identificação não puder ser razoavelmente restabelecida por meios próprios ou esforços razoáveis.

13. Compartilhamento e fornecedores

Os dados poderão ser compartilhados somente quando necessário com:

• o organizador e sua equipe autorizada;
• fornecedores de infraestrutura em nuvem, hospedagem, armazenamento, cópias de segurança, envio de e-mails, segurança e reconhecimento facial;
• processadores de pagamento;
• prestadores do canal de comunicação escolhido pelo organizador;
• autoridades públicas;
• assessores jurídicos e contábeis.

Os fornecedores receberão apenas os dados necessários e deverão estar sujeitos a obrigações de confidencialidade, segurança e proteção de dados.

A infraestrutura é administrada diretamente pela equipe interna da Code My Party.

A Code My Party não vende, aluga ou comercializa listas de participantes.

Caso algum fornecedor realize tratamento fora do Brasil, a transferência internacional será feita de acordo com os mecanismos previstos na LGPD e na regulamentação da ANPD.

14. Cookies e tecnologias semelhantes

O site e a plataforma poderão utilizar cookies para:

• manter sessões e autenticações;
• proteger formulários;
• prevenir acessos indevidos;
• recordar preferências;
• medir utilização, desempenho e estabilidade;
• avaliar campanhas do site institucional.

Cookies estritamente necessários poderão funcionar independentemente de consentimento.

Cookies de análise, publicidade ou outras finalidades não essenciais somente serão ativados após escolha livre do visitante. O banner permitirá aceitar, recusar ou configurar esses cookies, sem opções facultativas previamente selecionadas.

A recusa não impedirá o acesso às funcionalidades básicas. A escolha poderá ser alterada posteriormente.

A relação atualizada dos cookies, suas finalidades, fornecedores e duração será apresentada no painel de gerenciamento ou em aviso específico.

Dados de eventos, imagens, biometria e CodeID não serão utilizados para personalização de publicidade nem associados a cookies publicitários.

15. Informações específicas do evento

Antes do envio do cadastro, a página do evento apresentará:

• identificação do organizador;
• canal de contato, quando aplicável;
• finalidade do cadastro;
• campos obrigatórios e facultativos;
• comunicações determinadas pelo organizador;
• utilização ou não de reconhecimento facial;
• consequências do não fornecimento;
• campos adicionais solicitados para o evento.

O organizador será responsável pela exatidão dessas informações e pela necessidade dos campos solicitados.

As informações específicas complementam esta Política, mas não poderão reduzir direitos, ampliar o uso pela Code My Party ou autorizar reutilização incompatível.

16. Segurança e incidentes

A Code My Party adota medidas técnicas e administrativas destinadas a proteger os dados contra acesso não autorizado, perda, alteração, destruição, vazamento ou tratamento inadequado.

As medidas incluem, conforme o risco:

• controle de acesso e permissões;
• autenticação e registro de operações relevantes;
• proteção das comunicações e dos ambientes de armazenamento;
• cópias de segurança e mecanismos de recuperação;
• monitoramento;
• restrições adicionais para imagens e biometria;
• revisão de procedimentos e fornecedores.

Caso ocorra incidente com possibilidade de risco ou dano relevante, serão adotadas medidas para contenção, preservação de evidências e redução dos danos.

Quando atuar como controladora, a Code My Party realizará as comunicações exigidas à ANPD e aos titulares.

Quando atuar como operadora, comunicará o organizador sem demora injustificada e auxiliará no cumprimento das obrigações aplicáveis.

17. Direitos dos titulares

O titular ou seu representante poderá solicitar:

• confirmação da existência de tratamento;
• acesso aos dados;
• correção de dados;
• informações sobre finalidades e critérios;
• informações sobre compartilhamentos;
• anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou irregulares;
• eliminação dos dados tratados com consentimento, observadas as exceções legais;
• portabilidade, quando aplicável;
• informações sobre a possibilidade de não consentir e suas consequências;
• revogação do consentimento;
• oposição a tratamento realizado em desconformidade;
• revisão de decisões exclusivamente automatizadas;
• reclamação à ANPD ou aos órgãos de defesa do consumidor.

As solicitações deverão ser enviadas para privacidade@codemyparty.com.br.

Poderão ser solicitadas informações razoáveis para confirmar a identidade do requerente e evitar a entrega ou exclusão indevida de dados.

Solicitações relacionadas a uma finalidade determinada pelo organizador poderão ser encaminhadas a ele, com o auxílio da Code My Party.

O acesso simplificado será fornecido imediatamente quando possível. Declarações completas serão atendidas nos prazos legais. O exercício dos direitos será gratuito, nos termos da legislação.

18. Atualizações desta Política

Esta Política poderá ser atualizada para refletir alterações legais, regulatórias, operacionais ou tecnológicas.

A versão vigente indicará sua data de publicação e última atualização. Versões anteriores relevantes serão mantidas para comprovação dos termos aplicáveis.

Alterações materiais serão comunicadas por meio do site, da plataforma ou dos contatos cadastrados, conforme o caso.

A continuidade de uso não será considerada consentimento para novas finalidades facultativas ou novo tratamento de dados sensíveis.

Quando necessário, será solicitada nova manifestação livre, informada, específica e destacada.

19. Contato

Dúvidas, solicitações ou comunicações relacionadas à privacidade e à segurança poderão ser enviadas para:

Encarregado: Breno Rocha Uchôa
E-mail: privacidade@codemyparty.com.br